איך מנהלים יכולים לפתור סכסוכים בין עובדים בעזרת

ChatGPT

הבינה המלאכותית נכנסה לחיינו בסערה גדולה, ואחד הכלים האהובים עלי הוא ה-ChatGPT אשר פותח על ידי OpenAI ובולט ביכולות הבנת השפה שלו. ה-ChatGPT מאומן לסכם מסמכים, לתרגם, לענות על שאלות ולפתור בעיות, לכתוב מאמרים, פוסטים, מיילים, ואפילו לכתוב תוכן יצירתי, מה שאני אוהבת בו במיוחד היא היכולת ליצור מנוע רב פעמי שנשמר ולהשתמש בו בכל פעם שעולה הצורך.

ניתן להשתמש ב-ChatGPT במגוון תחומים החל מחינוך ועד תיירות ותזונה.היום אתמקד באופן שבו ChatGPT יכול לסייע למנהלים.

בתחום הניהול, ChatGPT יכול לשמש ככלי רב עוצמה לייעול התפעול, להקלה על התקשורת בין חברי הצוות, לשיפור בקבלת ההחלטות, לפתרון בעיות, הכנת אסטרטגיות ותוכניות עבודה, להפוך משימות ניהוליות לאוטומטיות, לתזמן פגישות, לבנות מנוע אוטומטי לשימוש רב פעמי. ועוד...

הבלוג של היום יעסוק בבעיה שכיחה בתפקידים ניהוליים: פתרון סכסוכים ומריבות בין עובדים.

איך כותבים את הפרומפט? (ההנחיה לקבלת סיוע)

I'm currently managing a challenging situation between two of my employees who are at loggerheads. They are each dissatisfied, expressing concerns that their respective workloads are inequitably distributed and they are consequently shouldering more responsibilities than the other. Despite my efforts to address this issue, emphasizing its detrimental impact on our company's productivity and harmony, the discord persists. I'd appreciate it if you could guide me through a detailed, step-by-step strategy for effectively mediating and resolving this ongoing conflict

אני מנהל כרגע מצב מאתגר בין שניים מהעובדים שלי שנמצאים במחלוקת. כל אחד מהם אינו מרוצה, וטוען כי עומסי העבודה שלהם מחולקים בצורה לא שוויונית, וכתוצאה מכך הם נושאים באחריות רבה יותר מהאחר. למרות המאמצים שלי לטפל בנושא , תוך שימת דגש על השפעתו המזיקה על הפרודוקטיביות וההרמוניה של החברה שלנו, המחלוקת נמשכת. אודה לך אם תוכל להדריך אותי דרך אסטרטגיה מפורטת, שלב אחר שלב לגישור ופתרון יעיל של הסכסוך המתמשך הזה

התשובה שהתקבלה מהבוט

איסוף מידע: שוחח עם כל עובד בנפרד כדי להבין את הטענות שלו.

זה יכול לכלול את התפיסה שלהם לגבי חלוקת עומס העבודה, מקרים ספציפיים שבהם הם חשו בנטל וכל השפעה שהייתה לקונפליקט הזה על ביצועי העבודה ורווחתם. הקפד להקשיב בתשומת לב והבטח להם שטענותיהם נלקחות ברצינות.

ניתוח עומס העבודה: בחן את עומס העבודה של שני העובדים. האם המשימות מחולקות באופן שווה? האם יש הגדרות תפקיד ברורות? וודא שיש לך הבנה מלאה של מי אחראי למה. אם עומס העבודה אינו אחיד, נסה למצוא את הסיבות לכך. האם יש משימות שמוטלות על אדם אחד יותר מהאחר?

עריכת פגישת גישור: הפגישו את שני העובדים לפגישה לדיון בנושא. חשוב לאפשר שיחה מכבדת ופרודוקטיבית. אפשרו לכל אדם להביע את דאגותיו ותפיסותיו ללא הפרעה, ואז סכמו את מה ששמעתם כדי לוודא שהבנתם נכון.

הצג את הממצאים שלך: שתף את התוצאות של הניתוח שלך עם שני העובדים. היה שקוף לגבי כל פערים שמצאת וכיצד אתה מתכנן לתקן אותם. אולם אם עומס העבודה אכן מאוזן, הסבירו כיצד הגעת למסקנה זו.

טיפול במקור הבעיה: אם יש אי התאמות בעומס העבודה, חיוני לטפל בהם ולחלק מחדש את המשימות בצורה הוגנת יותר. במידה והעומס שווה, ייתכן שהבעיה נובעת מאי הבנה או חוסר תקשורת. במקרה זה, הגדירו ציפיות ברורות לכל עובד וודאו שהוא מבין את תחומי האחריות שלו.

בצעו מעקב: קבעו פגישת מעקב כעבור מספר שבועות כדי לבדוק את המצב. האם הסכסוך נפתר? האם עומס העבודה נוהל טוב יותר?

שקול הדרכה או סדנאות: אם הבעיה נמשכת, שקול להציע סדנאות או מפגשי הדרכה בנושא עבודת צוות ופתרון קונפליקטים .בנוסף, ייתכן שהעובדים יוכלו להפיק תועלת מהדרכה על ניהול זמן ומשימות.

ניתן להמשיך ולדייק את התשובה של ChatGPT , להמשיך לשאול שאלות, לבקש דוגמאות, לבקש הרחבה מפורטת יותר על כל שלב ועוד..

יצירת מנוע לשימוש רב פעמי

כפי שהזכרתי בהתחלה יש מגוון של צ'אטבוטים בהם ניתן להשתמש, אני אוהבת את ChatGPT מכיוון שניתן לייעל באמצעותו תהליכים בכל התחומים באמצעות יצירת מנוע לשימוש רב פעמי. אז איך כותבים פרומפט שיוצר מנוע עבור מנהל שיש לו כל מיני סוגי בעיות, ומספיק שיכתוב את הבעיה ממש בקצרה כדי לקבל במהירות מענה וכלים.

פרומפט ליצירת מנוע

I want you to be my organizational consultant. I am a manager in a company and I have challenges and problems that need to be solved in a variety of areas. I will write the problem for you in brief and you will provide me with an answer based on theories, studies, books and a variety of management information sources

אני רוצה שתהיה היועץ הארגוני שלי. אני מנהל בחברה ויש לי אתגרים ובעיות שצריך לפתור במגוון תחומים. אכתוב עבורך את הבעיה בקצרה ותספק לי תשובה על סמך תיאוריות, מחקרים, ספרים ומגוון מקורות מידע ניהוליים

כעת אוכל להשתמש במנוע שיצרתי ונשמר בצד שמאל של הצ'אט בכל פעם שיש לי בעיה מבלי לנסח פרומפט מלא, רק לכתוב ממש בקצרה את הבעיה שאיתה אני מתמודד.

התשובה שהתקבלה הפעם גם טובה יותר - שימו לב להבדלים

סכסוך במקום העבודה יכול להתעורר לעתים קרובות עקב תיאורי תפקיד לא ברורים, אחריות חופפת או תקשורת לקויה. להלן כמה שלבים לניהול ופתרון המצב, תוך התבססות על תיאוריות ניהול ושיטות עבודה מומלצות:

1. עסוק בהקשבה פעילה ובגישור: התחל בשיחה עם כל עובד בנפרד כדי להבין את נקודות המבט שלו. השתמש בטכניקות הקשבה אקטיביות וסיכום של מה שהם אומרים, כדי להבטיח שאתה מבין את נקודת המבט שלהם. לאחר מכן, תווך שיחה ביניהם. תהליך זה נתמך על ידי ה-Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument (TKI), המעודד שיתוף פעולה ופשרה בפתרון קונפליקטים.

2. נתח את מאפייני התפקיד: השתמש בשיטות כמו תיאוריית עיצוב העבודה (Hackman & Oldham, 1976) או מודל מאפייני התפקיד כדי לסקור ולהבהיר את תיאורי התפקיד של שני העובדים. חשוב לוודא ששני הצדדים מבינים את התפקידים, החובות והאחריות שלהם.

3. הגדר ציפיות ברורות: ודא שיש הבנה ברורה של מי אחראי למה. זה יכול להיות פורמלי באמצעות תיאורי תפקיד כתובים, או להסכים באופן לא רשמי בפגישות. תיאוריית הצבת היעדים (Locke & Latham, 1990) מדגישה את החשיבות של מטרות ברורות, ספציפיות ומאתגרות בהבטחת שביעות רצון בעבודה והפחתת קונפליקטים.

4. שפר את התקשורת: מודל התקשורת של שאנון-וויבר מציע שתקשורת ברורה ואפקטיבית יכולה להפחית מאוד אי הבנות. ערכו פגישות צוות קבועות כדי לטפח תקשורת טובה יותר, עדכנו את כולם לגבי המשימות שלהם ודנו בפתיחות בכל נושא.

5. טפח תרבות צוות בריאה: העזרו בשלבי ההתפתחות של קבוצה לפי טוקמן (גיבוש, הסתערות, נורמה, ביצוע) כדי לטפח תרבות צוות בריאה. עודדו פעילויות לבניית צוות וטפחו סביבה שבה ההבדלים זוכים לכבוד ומוערך.

6. ספק הדרכה: במידת הצורך, שקול לספק הדרכה ליישוב סכסוכים. זה יכול להיות יעיל במתן כלים לעובדים לנהל אי הסכמות בצורה מקצועית.

7. חפש עזרה במידת הצורך: אם הקונפליקטים נמשכים, שקול לבקש עזרה ממגשר מקצועי או מומחה למשאבי אנוש.

זכרו, גם לקונפליקטים יכולים להיות תוצאות חיוביות. הם יכולים להוביל לרעיונות טובים יותר, חדשנות ויחסי עבודה משופרים לאחר פתרון יעיל.

זוהי רק דוגמא אחת לאופן שבו מנהלים יכולים להעזר ב-ChatGPT

אני מקווה שהבלוג יניע אותכם להתחיל להתנסות בכלי המדהים הזה ואולי גם התשובות שהתקבלו סייעו לכם להתמודד עם אתגר דומה.

אם אתם מתעניינים בתחום תעקבו אחרי באינסטגרם ובפייסבוק לעוד תכנים דומים.